Lettera o email formale

Vediamo oggi come si scrive una lettera formale in italiano.

Prima di tutto è bene riflettere su cosa sia una lettera formale. Una lettera o email formale è diretta a una persona che non conosciamo bene, con cui non siamo in confidenza oppure a una ditta, un ufficio o anche a delle Istituzioni.

E’ buona regola iniziare la lettera scrivendo la data e il luogo da cui stiamo scrivendo. In genere la data viene scritta in alto a destra secondo una di queste scritture:

Pisa, 20 agosto 2020,

Firenze, 20.08.2020.

Roma, 20. VIII. 2020,

Tutte e tre le scritture che leggete qui sopra sono corrette, potete usare quella che vi piace di più. Ricordatevi che se il giorno in cui scrivete la lettera è il primo del mese, dovrete sempre scrivere (con il cerchietto in alto).

La prima parola da usare quando si scrive una lettera formale è Gentile oppure anche Egregio/a seguito da Signor/a o, se preferite, dal titolo professionale. Alcuni esempi:

Gentile Signora Bianchi,

Egregio avvocato Rossi.

Egregia dottoressa Neri,

Ricordatevi che la lettera dev’essere strutturata con chiarezza; vale a dire che le aree che delimitano ciascuna sezione devono essere ben spaziate. La seconda: lo stile di una comunicazione formale dev’essere sintetico e il più possibile preciso.

Passiamo ora a descrivere la struttura nei dettagli. La lettera formale è composta dalla seguenti sezioni:

Mittente = Il mittente è colui che invia la lettera. Di solito, questa sezione contiene un logo (se il mittente è un’azienda), il nome del mittente, il suo indirizzo, il suo numero di telefono e la sua e-mail. Tutti questi dati si scrivono in alto a sinistra.

Destinatario = Il destinatario è chi riceve la lettera formale. Questa sezione contiene il nome e l’indirizzo del destinatario. Tali dati vanno scritti in alto a destra, sotto il luogo e la data. Se lo si desidera, prima del nome e del cognome, si può mettere la formula “alla cortese attenzione di” oppure “CA”.

Oggetto = Soprattutto nella corrispondenza commerciale, l’oggetto sintetizza il contenuto della lettera formale e si scrive in alto a sinistra. Di norma, la parola oggetto si scrive in maiuscolo e in grassetto.

Corpo della lettera = Il corpo della lettera formale è il contenuto della comunicazione. In genere, è costituito da un’introduzione, da una parte centrale e da una conclusione.

Formula di chiusura = Comprende i ringraziamenti e i saluti e si mette in basso a sinistra. La formula va sempre seguita da un punto. Alcuni esempi di formule di chiusura per una lettera formale: Distinti saluti – Cordialità – Cordiali saluti – In attesa di un Suo riscontro, voglia gradire i miei più cordiali saluti – La ringrazio per l’attenzione e La saluto cordialmente.

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